Utviklet ny robot som avlaster over 500 ledere: – Det er jubel

– Roboten gjør at ledere slipper å bruke tid på å behandle arbeidsavtaler og endringsmeldinger to ganger, slik de har gjort før. Det har vært et stort frustrasjonspunkt og en unødvendig jobb, sier Liv Marit Hovdal, arkivleder ved St. Olavs hospital.  

16 300 journalføringer 

På ett år, mellom 1. januar 2023 og 1. januar 2024, ble det registrert til sammen cirka 16 300 arbeidsavtaler og endringsmeldinger på St. Olavs hospital.  

På sykehuset i Trondheim ferdigstilles disse avtalene først i personalsystemet, for så å måtte behandles på nytt i arkivsystemet Elements. Med andre ord, jobben må gjøres dobbelt opp.  

Etter roboten startet å gå i januar, har den tatt seg av jobben med å avskrive og journalføre arbeidsavtaler og endringsmeldinger som per nå har gitt en tidsbesparelse på rundt 37 timer i uka for ledelsen på St. Olav, et tall som kan være sesongavhengig. 

– På ett år er det et enormt antall arbeidsavtaler på St. Olavs hospital. Det viktigste er at roboten tar bort mye frustrasjon i en travel hverdag, og fjerner en arbeidsoppgave de allerede har gjort, sier arkivleder Hovdal. 

– Tett og god dialog 

Det var i juni at Hovdal, som selv har personalansvar for flere ansatte, ba om hjelp fra RPA-teamet i Hemit. 

Anne Mari Farstad, RPA-utvikler i Hemit, er blant de som har jobbet mest med prosjektet. Hun forteller om et godt samarbeid underveis, som har ført til et snarlig resultat.  

– Etter at vi kjørte en prosessvurdering og fant ut av både kompleksitet og tidsbesparelse roboten ville gi, startet vi utviklingen i november 2023. Underveis har vi hatt en tett og god dialog med prosesseier Hovdal, som gjorde at alle hindringer raskt ble ordnet opp i, sier Farstad, og legger til:  

– Fordelen med denne RPA-kandidaten, var at automatiseringen besto av klare regler, digitale og strukturerte data med så å si ingen behov for skjønnsmessige vurderinger. I tillegg vil jeg trekke frem samarbeidspartnere i Hemit, i Administrative applikasjoner og Administrativ støtte, som har stilt villig opp. Summen av dette har sikret en effektiv utviklingsprosess med lite ventetid. 

Gode tilbakemeldinger 

Fordi roboten allerede er utviklet og gir god nytteverdi, er det ikke utenkelig å implementere den til flere helseforetak i Helse Midt-Norge. 

– Dette kommer an på de ulike rutinene foretakene har. Men alle som ønsker, får tilbud om å bredde den, sier Farstad.   

Etter at roboten ble innført på St. Olav, har Hovdal fått flere positive tilbakemeldinger fra andre ledere ute på sykehuset.  

– Når vi snakker med folk ute på klinikkene, hører vi de er fornøyde og glade for dette. Det er jubel. Mest avlastning er det for ledere som er klinikere i tillegg, og som ikke har Elements som et arbeidsverktøy de bruker ofte. Vi er veldig fornøyde og ser det fungerer, sier arkivlederen, som også har samarbeidet tett med arkivar Irmelin Liliequist (t.h i bilde) i utviklingen av roboten.